Seien Sie ein Profi: Verwenden Sie das richtige Geschäftsbriefformat.

Der Weg Ein Geschäftsbrief sieht dem Leser sofort einen ersten Eindruck, noch bevor er ihn liest. Die Qualität des Papiers, das Briefkopfdesign, die Ränder, der Abstand und vieles mehr haben etwas über die Organisation zu sagen.

Eine Schwäche in einem dieser Elemente kann die Wirksamkeit der Nachricht beeinträchtigen, auch wenn dies der Fall ist ist fachmännisch geschrieben. Um es einfach auszudrücken, Sie sehen unprofessionell aus.

Ich habe eine lange Liste der Elemente des formalen Geschäftsbriefformats unten. Es gibt auch einige Beispiele, bei denen alle Elemente zur leichteren Bezugnahme hervorgehoben sind.

Allgemeine Elemente des Geschäftsbriefformats

Das folgende Beispiel enthält die häufigsten Elemente in einem professionellen Geschäftsbriefformat.

Zur leichteren Bezugnahme den Buchstaben in der obigen Infografik.

1: Ihre eigene Adresse.

In den meisten Geschäftssituationen verwenden Sie den vorgedruckten Briefkopf Ihres Unternehmens. Wenn Sie ein leeres Papier verwenden, geben Sie die Adresse ein.

2: Datumszeilen

Platzieren Sie das Datum mindestens zwei Leerzeichen unter dem Briefkopf. Die Linie kann links oder rechts bündig sein oder unter dem Briefkopf zentriert sein.

Kürzen Sie den Monat nicht ab und verwenden Sie nicht nd, st oder th mit den Tagesnummern, wie am 5. Mai 2011. Verwenden Sie auch keine Monatszahl , wie 23.06.11.

Beide unten aufgeführten Datumsreihenfolgen sind angemessen. Letzteres wird jedoch hauptsächlich von der Regierung, dem Militär und außerhalb der USA verwendet.

10. Dezember 2010
10. Dezember 2010

3: Empfängeradresse

Geben Sie die Empfängeradresse in diesen Abschnitt ein.
Adressat
Adresse
Stadt, Bundesland Postleitzahl

Stellen Sie sicher, dass der Name einer Person richtig geschrieben ist. Ein Empfänger kann beschließen, einen Brief zu ignorieren, der von jemandem geschrieben wurde, der seinen Namen nicht buchstabieren kann.

Zwei oder mehr Männer werden als Herren angesprochen, was Misters bedeutet. Verwenden Sie keine Vornamen mit dieser Abkürzung.
Herren. Smith, Wyatt und Fury

Zwei oder mehr Frauen werden als Mesdames, Mmes. Oder Mses angesprochen. Verwenden Sie keine Vornamen mit den folgenden Abkürzungen:
Mses. Farb, Lionel und Gray

Geben Sie bei der Ansprache von Paaren beide geeigneten Titel an:
Dr. und Frau Harold Wright
Herr Harold Wright und Dr. Margaret Wright
Dr. Harold und Margaret Wright
Dr. Margaret Wright und Mr. Steven Jones
Mr. und Frau Harvey Adams-Quinn
Frau Margaret Wright
Mr. Steven Jones

Beachten Sie bei der Auswahl eines Titels immer, wie sich eine Person identifiziert. Zum Beispiel verwenden einige, die einen Abschluss haben, ihre Titel nicht, während andere dies tun.

Einige verheiratete Frauen bevorzugen Frau; andere bevorzugen Frau Wenn Sie den Titel, den die Frau bevorzugt, nicht kennen, verwenden Sie die Standard-Frau oder lassen Sie den Titel ganz fallen:

Platzieren Sie die interne Adresse mindestens zwei Zeilen unter dem Datum.

Platzieren Sie den Titel einer Person nach ihrem Namen, es sei denn, er ist ungewöhnlich lang, und fahren Sie mit der nächsten Zeile fort.
Ken Green, Präsident
Ken Green
Vizepräsident für internationale Operationen

The Das Komma vor den Abkürzungen Jr. und Sr. ist optional.
Michael Jordan, Jr.
Michael Jordan Sr.

4: Anrede

Verwenden Sie immer den Namen der Person, wenn Sie wissen Sie es.

Liebe Amy: (persönliche Freundin oder enge Geschäftspartnerin)
Liebe Frau Rider:
Liebe Frau Spears:
Liebe Frau Tyler: (verwenden Sie Frau, wenn Sie es nicht wissen den Familienstand oder die Präferenz)
Sehr geehrter Herr Farnham:
Sehr geehrter Herr Dr. Doom:
Sehr geehrter Herr Elton John:

Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, Adressieren Sie es an den Titel der Person im Unternehmen und verwenden Sie dann sehr geehrte Damen und Herren: Hier ein Beispiel:

Leiter der Personalabteilung
ABC Company
123 Sesamstraße

Sehr geehrte Damen und Herren:

Verwenden Sie diese Option jedoch nur, wenn Sie den Namen der Person wirklich nicht herausfinden können. Die meisten Unternehmen werden Ihnen sagen, wer die Person ist. Alles was es braucht ist ein Anruf. Es ist heutzutage auch recht einfach, diese Informationen auf Linkin zu finden.

Wenn Sie sich an eine Organisation und nicht an eine Einzelperson wenden, verwenden Sie Folgendes:

Meine Damen und Herren:

Und wenn Sie den Brief hervorheben möchten Verwenden Sie für eine oder mehrere Personen in der Organisation die Aufmerksamkeitslinie wie folgt:

Achtung: Frau J. Fonda, CEO, und Herr M. Jackson, CFO

Meine Damen und Herren:

5: Briefkörper

Dies ist der Körper Ihres Briefes. Im Rest dieser Website erfahren Sie mehr darüber, wie Sie für jede Art von Brief, die Sie schreiben möchten, effektiv schreiben können.Ich versuche zu beschreiben, wie man den Text effektiv schreibt, damit Sie Ihre Botschaft vermitteln und Ihr Ziel erreichen können.

6: Kostenloses Schließen

Für ein normales Geschäftsbriefformat bevorzuge ich die Verwendung von Grüße, Mit freundlichen Grüßen und Mit freundlichen Grüßen Andere akzeptable formelle Geschäftsbriefe schließen herzlich, herzlich Ihre, sehr aufrichtig Ihre, sehr herzlich Ihre, Ihre sehr wahr, sehr wahr Ihre und wenn die Person von hoher Statur ist, respektvoll Ihre.

7: Unterschrift

Verwenden Sie einen Titel (Mr., Miss, Ms), um dies anzuzeigen Ihre Präferenz und Ihr Geschlecht und geben Ihnen Vor- und Nachnamen.

Ihr offizieller Geschäftstitel steht unter Ihrem Namen. Dies ist optional und hängt davon ab, wie ernst Sie sein möchten. Für ein formelles Stellenangebot wäre beispielsweise eines erforderlich.

Das Papier

Ich empfehle, 20 Pfund für den normalen Gebrauch und 32 Pfund für wichtige Briefe wie Bewerbungsschreiben und Dankesbriefe zu verwenden.

Farbe: Weiß ist der Standard und sollte normalerweise verwendet werden. Auch helle Farbtöne (grau, blau, grün usw.) werden immer beliebter.

Größe: Für mich sind der Buchstabe oder A4 die einzig akzeptablen Größen. Es gibt andere Größen, aber ich empfehle sie nur, wenn Sie im kreativen Bereich tätig sind oder versuchen, die Aufmerksamkeit für einen Verkaufsbrief zu erregen.

Layout

In einem Geschäftsbriefformat gibt es solche viele Layouts; Die drei beliebtesten sind die halbblockierten, blockierten und vollblockierten. Im Folgenden finden Sie Beispiele dafür, wie diese Layouts auf einem zweiseitigen Brief aussehen. (Klicken Sie auf das Bild unten, um die Beispiele anzuzeigen.)

Geschäftsbriefformate

Welches Layout Sie auch verwenden möchten, es spielt keine Rolle. Ich bevorzuge das Blockieren einfach, weil es einfacher ist, auf dem Computer zu tippen.

Ränder

Links und rechts 1 Zoll
Oben und unten 1 ½ Zoll

Abstand

Die meisten Geschäftsbriefe mit dem richtigen Geschäftsbriefformat haben einen Abstand. Verwenden Sie für kurze Buchstaben ein doppeltes Leerzeichen. Lassen Sie eine Leerzeile zwischen den Absätzen, 2 Leerzeilen vor dem komplementären Schließen (d. H. Mit freundlichen Grüßen) und 3 bis 4 Zeilen für die Signatur.

Umschläge

Stellen Sie sicher, dass die Adresse auf Ihrem Umschlag gut lesbar ist, damit sie nicht in eine Poststelle geworfen wird. Platzieren Sie die Adresse direkt unter der vertikalen Mitte und rechts von der horizontalen Mitte.

Spezielle Anweisungen wie „Persönlich“, „Bitte weiterleiten“ oder „Vertraulich“ befinden sich auf der linken Seite des Umschlags unter der Absenderadresse. Platzieren Sie eine „Aufmerksamkeitszeile“ direkt unter dem Firmennamen auf einem Umschlag.

Vertraulich: Frau Susan Johnson

Stellen Sie sicher, dass die Adresse auf dem Umschlag so geschrieben ist, dass a Postangestellte können es auf einen Blick lesen.

Wenn sowohl eine Straße als auch eine Postanschrift angegeben sind, sendet der Postdienst Ihren Brief an die Adresse, die direkt über der Postleitzahl angezeigt wird.

Geben Sie auf der Umschlagadresse die Namen der fremden Länder in Großbuchstaben ein.

Geben Sie alle numerischen Straßennamen von eins bis zehn an.
127 Ninth Avenue, North
127 E. 15 Street
Five Park Avenue
One Wingren Plaza

Verwenden Sie einen Bindestrich zwischen Straßen- und Wohnortnummer.
556 – 91 Street