Ab dem Moment, in dem ein neuer Arbeitgeber seinen ersten Mitarbeiter anstellt, eröffnet sich eine völlig neue Welt der Lohnbuchhaltungslogistik, der IRS-Steuerformulare und anderer neuer Verantwortlichkeiten. Während die Einstellung Ihres ersten Mitarbeiters eine aufregende Zeit ist – Ihr Unternehmen wächst! -, ist es wichtig, Ihre neuen Verantwortlichkeiten in den Griff zu bekommen.

Wir wissen jedoch, dass einige dieser Verantwortlichkeiten entmutigend wirken können. Das Parsen von Steuerformularen und das Einbehalten von FICA ist für viele Kleinunternehmer nicht selbstverständlich, und die IRS-Website ist auch nicht allzu hilfreich.

Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden zusammen mit anderen geschrieben, um und zu vereinfachen Erklären Sie die neue Welt der Lohnsteuern, Berichterstattung und IRS-Formulare.

Hier geht es um das IRS-Formular W-3, die Übermittlung von Lohn- und Steuererklärungen. Wir erklären alles, was neue und erfahrene Arbeitgeber gleichermaßen wissen sollten, einschließlich:

• Was für ein Formular W-3 ist
• Warum die Sozialversicherungsbehörde (SSA) und IRS von Arbeitgebern verlangen, dass sie Unterlagen einreichen it
• Wie Sie wissen, ob Sie das Formular W-3 einreichen müssen
• Wann und wie Sie das Formular W-3 einreichen müssen

Was ist das Formular? W-3?

Wenn Sie nur die Skinny benötigen, sind hier die wichtigsten Punkte, die Sie über Form W-3 wissen sollten:

• Was wird auf Form W-3: Total berichtet? Einbehaltung von Löhnen und Steuern für Mitarbeiter
• Bei Einreichung: Jährlich
• Wer muss einreichen: Die meisten Arbeitgeber in den USA

Kurz gesagt, Formular W-3 ist ein Dokument, das vom IRS und der Sozialversicherung verwendet wird Verwaltung (SSA) zum Zusammenfassen und Übermitteln der W-2-Formulare eines Arbeitgebers.

IRS und SSA verwenden das Formular W-3, um die Löhne, Gehälter, Provisionen, Trinkgelder und anderen Vergütungen zu erfassen, die Arbeitgeber im gesamten Zeitraum auszahlen Jahr. Das Formular enthält auch Angaben zum Gesamteinkommen und zu den Steuern des Federal Insurance Contribution Act (FICA), die von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten werden.

Angaben zum Formular W-3, unter anderem:

• Gesamteinkommen und Gehalt (an alle Arbeitnehmer) von einem Arbeitgeber ausgezahlt
• Der Gesamtteil dieser Gehaltsabrechnung, der der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer unterliegt
• Die einbehaltene Gesamtsteuer (sowohl Einkommen als auch FICA)

Wie unterscheidet sich Form W-3 von Form W-2?

Die Formulare W-3 und W-2 sind außerordentlich ähnlich. Sie melden weitgehend dieselben Informationen, und jeder Arbeitgeber, der ein oder mehrere W-2-Formulare einreichen muss, muss auch das Formular W-3 einreichen.

Der Hauptunterschied besteht darin, dass das Formular W-2 Informationen wie total anzeigt für jeden Mitarbeiter einbehaltene Löhne und Steuern. Im Gegensatz dazu gibt das Formular W-3 den Gesamtlohn, den steuerpflichtigen Lohn und die einbehaltenen Steuern für einen Arbeitgeber an.

Kurz gesagt, das Formular W-2 teilt dem IRS und der SSA mit, wie viel Sie für Jane bezahlt und einbehalten haben Im Laufe des Jahres – Formular W-3 gibt an, wie viel Sie für alle Ihre Mitarbeiter insgesamt bezahlt und einbehalten haben.

Wie unterscheidet sich Formular W-3 von Formular W-4?

Auf der anderen Seite wird das Formular W-4 als Teil aller neuen Einstellungsunterlagen betrachtet. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter an Bord haben, sind die Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass sie ein W-4-Formular ausfüllen und das ausgefüllte Formular an das entsprechende staatliche Verzeichnis der Neueinstellungen senden. Das richtige Verzeichnis für Ihren Bundesstaat finden Sie hier.

Die Informationen, die neue Mitarbeiter beim Ausfüllen eines W-4-Formulars bereitstellen, geben an, wie viel Einkommensteuer von jedem Gehaltsscheck des Mitarbeiters einzubehalten ist. P. >

Sie müssen dies nicht tun, aber viele Arbeitgeber entscheiden sich dafür, dass Mitarbeiter jedes Jahr ein neues W-4-Formular ausfüllen, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Betrag einbehalten.

Warum IRS und Nach Angaben der SSA müssen Arbeitgeber das Formular W-3

einreichen. Wenn Einzelpersonen ihre jährliche Steuererklärung einreichen, geben sie das Gesamteinkommen, die bereits gezahlten Steuern (normalerweise über die Quellensteuer des Arbeitgebers) und die geschuldeten (oder fälligen) Steuern an erstattet werden). Sowohl die IRS als auch die SSA haben ein begründetes Interesse daran, sicherzustellen, dass Einzelpersonen das gesamte Einkommen, das sie im Laufe des Jahres gezahlt haben, genau angeben. Daher müssen Arbeitgeber W-2-Formulare für jeden Mitarbeiter einreichen.

In ähnlicher Weise Um alle von einem Arbeitgeber einbehaltenen Löhne, Einkünfte und FICA-Steuern im Auge zu behalten, verlangt die SSA, dass das Formular W-3 als Deckblatt und Zusammenstellung aller enthaltenen W-2-Formulare dient.

Was sind Quellensteuer und FICA-Steuern?

Vielleicht haben Sie schon von Quellensteuer und FICA-Steuern gehört, aber sind Sie sich völlig sicher, was sie sind? Wenn die Antwort „Nein“ lautet, lassen Sie uns einen Schritt zurücktreten und erklären.

Wenn es um Lohn- und Beschäftigungssteuern geht, gibt es drei Haupttypen von Steuern:

• Quellensteuern: Dies sind die Steuern, die Sie vom Lohn Ihres Mitarbeiters einbehalten. Sie umfassen sowohl die Standardeinkommensteuer als auch den Anteil des Mitarbeiters an den FICA-Steuern. Es ist Ihre Aufgabe, diese Steuern einzubehalten und bei der zuständigen Steuerbehörde zu hinterlegen. Diese sind Teil von Was ist auf Formular W-3 angegeben?
• Arbeitgebersteuern: Wie der Name schon sagt, zahlen Sie als Arbeitgeber die gesamten Steuern.
• Geteilte Steuern: Diese Steuern werden (normalerweise 50/50) zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern aufgeteilt. Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (oder FICA) sind einige der bemerkenswertesten geteilten Steuern. Die Summe aller Beiträge Ihrer Mitarbeiter zu diesen Steuern wird auch auf Ihrem W-3-Formular angegeben.

Die Einkommenssteuern machen den größten Teil der IRS-Steuerbemessungsgrundlage aus. Die FICA-Steuern hingegen werden innerhalb der SSA in die Sozialversicherung und Medicare (auch als Sozialversicherungsnetzprogramm bezeichnet) eingezahlt.

Der Einkommensteuersatz jedes Mitarbeiters hängt von seinem Jahreseinkommen, seinen qualifizierten Angehörigen und seinem persönlichen Einkommen ab Präferenz und andere Faktoren. Aus diesem Grund müssen Sie von jedem Mitarbeiter das Formular W-4 abholen. Das Formular gibt an, wie viel Einkommensteuer von jedem Gehaltsscheck abzuziehen ist.

Die Standard-FICA-Steuersätze für 2019 summieren sich für jede Partei, einschließlich Arbeitgeber und Arbeitnehmer, auf 7,65%. Die Aufteilung sieht folgendermaßen aus:

• 6,2% Sozialversicherungssteuer (auch OASDI genannt)
• 1,45% Medicare-Steuer

Es ist wichtig Zu beachten ist, dass die Sozialversicherungssteuer nur für die ersten 132.900 USD gilt, die ein Mitarbeiter im Jahr verdient. Sobald ihr Einkommen diesen Schwellenwert überschreitet, fällt Ihnen oder dem Mitarbeiter keine zusätzliche Sozialversicherungssteuer an.

Im Gegensatz dazu müssen Mitarbeiter, die mehr als einen festgelegten Einkommensschwellenwert verdienen, eine zusätzliche Medicare-Steuer von 0,9% auf Einkommen über 200.000 USD zahlen für diejenigen, die als Single einreichen, oder 250.000 USD für diejenigen, die gemeinsam mit einem Ehepartner einreichen. Beachten Sie: Die zusätzliche Medicare-Steuer wird nur vom Arbeitnehmer und nicht vom Arbeitgeber gezahlt.

Muss ich das Formular W-3 einreichen?

Kurz gesagt, wenn Sie es sind Um ein oder mehrere W-2-Formulare für Mitarbeiter einzureichen, müssen Sie auch das Formular W-3 bei der Social Security Administration (SSA) einreichen. Um das aufzuschlüsseln, wenn Sie:

• Einkommens-, Sozialversicherungs- oder Medicare-Steuern von den Löhnen der Mitarbeiter einbehalten
• 600 USD oder mehr an Löhnen gezahlt haben – auch wenn Sie dies nicht getan haben Einbehaltung von Einkommens-, Sozialversicherungs- oder Medicare-Steuern

Dann müssen Sie sowohl das Formular W-2 als auch das Formular W-3 einreichen.

Muss ich das tun? Formular W-3 an Mitarbeiter senden?

Hier ist eine einfache Antwort für Sie: Nein. Arbeitgeber müssen jedem Mitarbeiter ihr jeweiliges W-2-Formular bis zum 31. Januar eines jeden Jahres senden – sie senden jedoch kein Formular W-3 an andere Personen als die Sozialversicherungsbehörde (SSA).

Ausfüllen des Formulars W-3

Wenn Sie in die überwiegende Mehrheit der Arbeitgeber fallen, die dazu verpflichtet sind Wenn Sie die W-2-Formulare und damit das Formular W-3 ablegen, lassen Sie uns darüber sprechen, wie und wann Sie genau das tun. Um das Formular W-3 ausfüllen zu können, müssen Sie die folgenden Informationen bereithalten:

• Ihre Geschäftsdaten, einschließlich EIN (Employer Identification Number), Rechtsadresse und anderer Ansprechpartner Informationen
• Gesamtlohn (Gehalt, Trinkgeld, Provision und sonstige Vergütung), der den Mitarbeitern im Vergleich zum Vorjahr gezahlt wurde
• Steuerpflichtiger Gesamtlohn für Sozialversicherung und Medicare
• Gesamte Einkommensteuer einbehalten – sowohl Bundes- als auch Landeseinkommen
• Gesamte einbehaltene Sozialversicherungssteuer
• Gesamte einbehaltene Medicare-Steuer

Die gute Nachricht ist, dass die meisten Gehaltsabrechnungen vorgenommen werden Systeme (einschließlich Wave) verfolgen alle diese Informationen für Sie. Wenn die Steuerzeit erreicht ist, können Sie diese und weitere Details schnell und einfach abrufen.

Einreichen von W-2-Formularen

In Formular W-3 werden die Gesamtlöhne, steuerpflichtigen Löhne und Steuern angegeben Ihr Unternehmen wird das ganze Jahr über zurückgehalten. Der Hauptzweck besteht jedoch darin, als „Deckblatt“ für Ihre W-2-Formulare zu fungieren.

Arbeitgeber müssen auch das Formular W-2 einreichen, in dem dieselben Informationen wie in Formular W-3 aufgeführt sind Aufgeschlüsselt nach Mitarbeitern – für jeden Mitarbeiter, den Sie das ganze Jahr über hatten. Wenn es soweit ist, reichen Sie für jeden Mitarbeiter ein W-2-Formular sowie ein Formular W-3 ein, um alle zusammenzufassen.

Wann ist das Formular W-3 einzureichen?

Das Formular W-3 ist eine jährliche Einreichung. IRS und SSA verlangen daher von den Arbeitgebern, dass sie es einmal jährlich ausfüllen und einreichen. Die jährliche Frist für die Einreichung des Formulars W-3 ( zusammen mit allen entsprechenden W-2-Formularen) ist der 31. Januar.

Beachten Sie: Sie müssen Ihren Mitarbeitern auch Kopien von W-2-Formularen innerhalb derselben Frist senden.

Übermittlung des Formulars W-3 an die Regierung

Die Arbeitgeber haben zum Zeitpunkt der Übermittlung des Formulars W-3 einige Optionen zur Auswahl:

• E-Datei online
• Mail in Ihrem Formular
• Arbeiten Sie mit einem Buchhalter zusammen, um für Sie eine Datei zu erstellen
• Eine beliebige Kombination der vorherigen Optionen ons

Hinweis: Arbeitgeber, die mehr als 250 W-2-Formulare pro Jahr einreichen müssen, müssen das Formular W-3 online per E-Mail einreichen. Im Jahr 2021 wird dieser maximale Schwellenwert auf 100 oder mehr gesenkt. Ab 2022 sinkt die maximale Anzahl von Formularen auf 10 oder mehr.

E-Datei online

Laut SSA ist die elektronische Einreichung schneller, genauer und sicherer . Und denken Sie daran: Wenn Sie mehr als 250 W-2-Formulare (für 2019) zusammen mit Ihrem Formular W-3 einreichen, müssen Sie online einreichen.

Um das Formular W-3 online einzureichen, Sie verwenden das Business Services Online (oder BSO) -Portal der SSA.Über das BSO-Portal haben Sie zwei Möglichkeiten, das Formular W-3 auszufüllen:

• Erstellen Sie eine Ausfüllversion des Formulars und drucken Sie Kopien aus, um sie einzureichen ODER

Hochladen Sie Lohndateien von Ihrer Steuer- oder Lohnbuchhaltungssoftware hoch (BSO generiert automatisch das entsprechende Formular W-3).

Wenn Sie Ihre jährliche Quellensteuer und Ihren FICA-Steuerbetrag bezahlen und Einzahlungen vornehmen möchten Online können Sie das EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) verwenden.

Wenn Sie sich für die Arbeit mit einem Steuerfachmann oder einer Steuersoftware entscheiden, empfiehlt der IRS, Ihre Zahlungen über Electronic Funds Withdrawal (oder EFW) vorzunehmen. Mit dieser Option können Sie die Zahlung in einem Schritt per E-Mail einreichen und autorisieren.

E-Mail in Ihrem Formular

Während die SSA es bevorzugt, dass Arbeitgeber online einreichen, haben kleine Unternehmen auch die Möglichkeit, E-Mails zu versenden in Formular W-3 zusammen mit all Ihren W-2-Formularen und den entsprechenden Steuerzahlungen.

Bevor Sie Ihr Formular und Ihre Zahlung einschicken, müssen Sie Papierkopien von Formular W-2 und W- bestellen. 3 von der IRS. Hinweis: Diese Formulare können nicht von der IRS-Website heruntergeladen und dann per Post eingeschickt werden. Sie müssen Papierkopien bei der SSA bestellen.

Sobald Sie die Formulare bestellt und ausgefüllt haben, können Sie sie an die senden Die unten aufgeführte Adresse (sowie auf Seite 5 der Anweisungen für die Formulare W-2 und W-3):

Verwaltung der sozialen Sicherheit

Direct Operations Center

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Hinweis: Wenn Sie die Formulare über Nacht senden müssen, um die Frist einzuhalten (normalerweise über private Spediteure wie Fedex oder UPS), müssen Sie sie an diese senden Adresse stattdessen:

Data Operations Center

ATTN: W-2-Prozess

1150 E. Mountain Drive

Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Arbeiten Sie mit einem Buchhalter zusammen, um für Sie einen Antrag zu stellen.

Die letzte Möglichkeit für Arbeitgeber, das Formular W-3 einzureichen, und alle ausstehenden Zahlungen oder Einlagen besteht darin, mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten, der kann sowohl die Ablage als auch die Hinterlegung für Sie erledigen. Beides erfolgt häufig über das zuvor erwähnte EFW-System (Electronic Funds Withdrawal).

Zusammenfassung

Puh – wir haben heute viel über IRS Form W-3 berichtet. Zum schnellen Nachschlagen sind hier die wichtigsten Punkte aufgeführt, die Arbeitgeber wissen müssen:

• Das Formular W-3 enthält das Gesamtgehalt und die Löhne, die an alle Ihre Mitarbeiter gezahlt wurden, sowie das Gesamteinkommen und die FICA-Steuern im Laufe des Vorjahres zurückgehalten
• Jeder Arbeitgeber, der ein oder mehrere W-2-Formulare einreicht, muss auch das Formular W-3 einreichen.
• Bestellen Sie Papierkopien des Formulars auf der IRS-Website und e- Datei über das BSO-Portal der SSA