Projektumfangsverwaltung ist ein definierter Prozess zum Abschließen eines temporären Projekts. Es ist ein wesentliches Element für die Funktion eines Teams, um maximale Effizienz zu gewährleisten, unnötige oder redundante Arbeiten zu vermeiden und ein Team bei jedem Schritt auf dem gleichen Stand zu halten. Der Projektumfang hilft auch dabei, die Erwartungen des Kunden zu verwalten und das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets zu halten.

Was ist Projektmanagement?

Projektumfangsmanagement bezieht sich auf eine Reihe von Prozessen, die durchgeführt werden müssen abgeschlossen, um ein „Projekt“ zu liefern, das ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis mit bestimmten Merkmalen oder Funktionen sein kann. Das Bereichsmanagement konzentriert sich auf „wie wir dorthin gelangen“ oder genauer gesagt „welche Schritte unternehmen wir, um dorthin zu gelangen?“ Diese Schritte werden definiert und zugeordnet, damit Projektmanager und Vorgesetzte bestimmen können, wie viel Arbeit erforderlich ist und wo die Anstrengungen des Teams konzentriert werden müssen, um das Projekt abzuschließen.

Das Projektumfangsmanagement sollte nicht mit dem Produkt verwechselt werden Scope Management, das sich mehr auf die funktionalen Anforderungen des Produkts / der Dienstleistung / des Ergebnisses konzentriert. Diese Art von Scope definiert, was das Produkt ist, wie es aussehen wird und wie es funktionieren wird, ob es das Produkt als Ganzes oder ein Produkt ist Komponente des Produkts.

Das Projektumfangsmanagement umfasst drei Prozesse:

• Planung – Das Projekt wird definiert und die zur Durchführung des Projekts erforderliche Arbeit (oder Prozesse) wird bestimmt.
• Controlling – Dies umfasst das Verfolgen, Verwalten und Überwachen des Projektfortschritts, einschließlich der Verfolgung der Dokumentation, des Scope Creep, der Verfolgung der Arbeit in jeder Phase und der Ablehnung / Genehmigung von Änderungen auf dem Weg.
• Schließen – Dies ist der „Abschluss“ -Teil des Prozesses. Dies beinhaltet eine Prüfung der Projektergebnisse und den Zugriff auf die Ergebnisse des Endprodukts anhand des ursprünglich definierten Plans.

Hier ist ein Beispiel für einen Projektumfangsmanagementplan:

Quelle: MindGenius

Sie können Ihre Project Scope Management-Pläne auch als Richtlinien formatieren. Weitere Beispiele finden Sie hier.

Bestimmen Sie Ihre Projektumfangsangabe

In der Bereichsanweisung identifizieren Sie die Arbeit, die ausgeführt werden muss, um das Projekt abzuschließen. Es definiert Ihre Ziele und steuert die Prozesse zur Fertigstellung des Projekts. Möglicherweise wird auch die Scope-Anweisung angezeigt, die als „Arbeitserklärung“ oder „Leistungsbeschreibung“ bezeichnet wird.

Durch eine klare Scope-Erklärung wird sichergestellt, dass jeder weiß, was zu erwarten ist, und dass jeder erforderliche Schritt ausgeführt wird und dass das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets erfolgreich abgeschlossen wird.

Die Scope-Erklärung sollte eine Liste aller Elemente enthalten, die zur Erstellung des Rahmens für das Projekt erforderlich sind, einschließlich: Projektziele, Ergebnisse, Merkmale, Funktionen, Aufgaben , Fristen und Kosten.

Der Projektmanager sollte in Zusammenarbeit mit den Teamleitern und Stakeholdern die Scope-Erklärung entwickeln und Folgendes sicherstellen:

• Sie enthält nur die Arbeit (Umfang) erforderlich;
• Jeder Schritt des Projekts kann pünktlich abgeschlossen werden, und
• dass das Projekt innerhalb des zugewiesenen Budgets abgeschlossen werden kann.

Die Scope-Anweisung sollte Folgendes enthalten:

1. Die Grenzen des Projekts (was ist und was nicht)
2. Die Verantwortlichkeiten jedes Teams und die einzelnen Teammitglieder
3. Die Verfahren zum Abschließen jedes Projektschritts
4. Wie jeder Schritt überprüft und genehmigt wird

Warum das Projekt? Die Scope-Anweisung ist wichtig.

Ohne Karte würden Sie keinen langen Roadtrip machen. Die Anweisung zum Projektumfang ähnelt einer Karte, die verwendet wird, um von Anfang bis Ende zu gelangen. Ohne diese Aussage können die Teammitglieder nicht klar sagen, was sie wann tun sollen. Es ist auch wahrscheinlicher, dass Sie Termine verpassen, Fehler machen und das Budget überschreiten.

Die Scope-Erklärung wird auch Teil Ihrer wesentlichen Dokumentation und zeigt, dass alle Parteien vor Beginn der Arbeiten über das Projekt informiert und abgemeldet wurden . Sie benötigen eine solche Erklärung, um Ihre Interessen bei Streitigkeiten mit dem Kunden, Auftragnehmern, Subunternehmern oder Arbeitnehmern zu schützen.

Hier ist ein Beispiel für eine Erklärung zum Projektumfang:

Quelle: Example.com

Weitere Beispiele für Projektumfangserklärungen finden Sie hier.

Projektmanagement Schritte

Die Verwaltung des Projektumfangs erfordert eine Reihe von Schritten, um sicherzustellen, dass die richtigen Prozesse eingerichtet werden. Im Allgemeinen gibt es 6 Schritte, die auf nahezu jede Branche oder Art von Projekt angewendet werden können, unabhängig davon, ob es sich um ein neues Produkt, ein Computernetzwerksystem, eine Computersoftware / -hardware, ein Ingenieurprojekt, ein Bauprojekt oder eine neue Abteilung innerhalb einer Organisation handelt.

Plan Scope Management

In diesem ersten Schritt wird der Prozess geplant und ein Scope Management Plan erstellt. In diesem Schritt wird festgelegt, wie der Bereich definiert, verwaltet, überprüft und gesteuert wird.

Der Bereichsverwaltungsplan besteht aus vier Hauptteilen:

• Anforderungen
• Scope Statement
• Arbeitszeitplan
• PSP-Wörterbuch (Projektstrukturplan)

Anforderungen erfassen

In diesem zweiten Schritt wird festgelegt, was während des Projekts erreicht werden muss. Sie müssen die Anforderungen aller Stakeholder erfassen, einschließlich des Kunden, der Geschäftsleitung, der Investoren, der staatlichen Aufsichtsbehörden, der Nachbarn oder der nahe gelegenen Grundbesitzer. Sie bestimmen den Projektzeitplan, die Zuweisung von Ressourcen und legen die Ziele des Projekts fest.

Es gibt 5 Kategorien von Projektanforderungen:

• Geschäftsanforderungen
• Stakeholder-Anforderungen
• Produktanforderungen
• Übergangsanforderungen
• Qualitätsanforderungen

Umfang definieren

In diesem Schritt wird der Umfang der Arbeiten festgelegt, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind. Es sollte die Schritte beschreiben, die unternommen werden, um die Projektziele und -ziele zu erreichen.

Definieren Sie den Projektumfang, indem Sie Folgendes identifizieren:

• Projektziele
• Ziele
• Unterphasen
• Aufgaben
• Ressourcen
• Ressourcen
• Budget
• Zeitplan

In dieser Phase legen Sie auch die Parameter des Projekts fest. Mit anderen Worten, Sie müssen genau definieren, was im Projekt enthalten ist und was nicht. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Kunde, die Stakeholder, die Geschäftsleitung, der Projektmanager und die Teammitglieder wissen, was erwartet wird.

PSP erstellen

Die Projektstrukturplan (PSP) umfasst die Unterteilung die Projektergebnisse in kleinere Einheiten. Grundsätzlich teilen Sie das Projekt in Phasen auf, einschließlich der Aufgaben, die zum Abschließen jeder Phase erforderlich sind.

Wenn Sie ein Haus bauen, können die PSP-Phasen Folgendes umfassen:

• Entwurf – Erstellen von Plänen / Bauplänen und Vornehmen von Änderungen an den Plänen
• Struktur – Aushub, Gießen von Fundamenten, Rahmen, Trockenbau und Dachbalken
• Versorgungsunternehmen – Sanitär, Elektrik und HLK
• Endbearbeitung – Malerarbeiten, Fenster, Dächer, Abstellgleise und Landschaftsgestaltung

Ein PSP-Beispiel:

Quelle: Lucidchart

5. Gültigkeitsbereich validieren

Dieser Schritt hat mit der Formalisierung der Annahme von Leistungen zu tun. In dieser Phase geht es nicht um die Ergebnisse selbst, sondern darum, wie sie akzeptiert und genehmigt werden. In dieser Phase soll vermieden werden, dass Stakeholder entscheiden, dass die Dinge nach Abschluss des Projekts anders hätten durchgeführt werden sollen.

Der Validierungsumfang sollte Folgendes umfassen:

• Ob die Projektergebnisse vorliegen werden akzeptiert?
• Wer akzeptiert Projektergebnisse?
• Unter welchen Bedingungen werden Ergebnisse akzeptiert?

Kontrollbereich

Dies bezieht sich auf den Prozess der Überwachung des Fortschritts und der Verwaltung von Änderungen, die während des Projekts auftreten. Es überwacht das „Scope Creep“, das auftritt, wenn zusätzliche Aufgaben hinzugefügt / geändert werden, ohne die erforderlichen Änderungen am Scope in Bezug auf Zeitplan, Kosten und Ressourcen vorzunehmen. Dies ist ein wesentlicher Teil des Prozesses, da Änderungen zu Zeitverlust führen können. Kostenüberschreitungen und erfordern die Neuzuweisung von Ressourcen und Arbeitskräften.

10 Tipps für eine erfolgreiche Projektplanung und -verwaltung

Die Planung eines Projekts erfordert eine solide Projektumfangsverwaltung. Sie müssen einen klaren Plan haben Damit alle Beteiligten wissen, was sie zu erwarten haben und welche Rollen sie spielen werden.

Hier sind 10 abschließende Tipps für ein erfolgreiches Projektumfangsmanagement:

1. Verstehen Sie das Projekt – Sie muss die Interessen, Bedürfnisse und Ziele des Kunden identifizieren und verstehen und die Ziele des Projekts fest im Griff haben.
2. Identifizieren der Projektanforderungen – Um zu wissen, welche Ressourcen benötigt werden, müssen Sie identifizieren die Voraussetzungen, um das Projekt abzuschließen. Sie müssen dann einen Tee zusammenstellen m, definieren Sie Rollen und weisen Sie Aufgaben zu.
3. Stellen Sie einen qualifizierten Projektmanager ein – Der beste Plan der Welt fällt auseinander, wenn Sie nicht den richtigen Projektmanager haben. Sie sollten in der Lage sein, ein Team zu leiten, und ein klares Verständnis dafür haben, wie Aufgaben basierend auf den Fähigkeiten und Persönlichkeiten jeder Person zugewiesen werden.
4. Meilensteine definieren – Um ein Projekt abzuschließen, müssen Sie Schlüsselphasen definieren eines Projekts oder Meilensteins. Sie müssen auch definieren, wie jede Phase / jeder Meilenstein bewertet und genehmigt werden soll.
5. Kommunikation aufrechterhalten – Sie müssen in der Lage sein, mit den Stakeholdern, dem Projektmanager, den Vorgesetzten, Auftragnehmern und Teammitgliedern zu kommunizieren, um Probleme und Änderungen zu besprechen damit alle auf der gleichen Seite bleiben.
6. Stärken und Schwächen der Teammitglieder identifizieren – Wenn Sie sich der Stärken und Schwächen der Teammitglieder bewusst sind, wird das Team effizienter, sodass Sie die Projektanforderungen erfüllen können.
7. Nutzen Sie das Management Tools – Die Online-Projektmanagement-Software enthält viele Ressourcen. Diese Tools können eine zentralisierte Plattform sein, um alle am Projekt Beteiligten zu verfolgen, zu verwalten, zu teilen und mit ihnen zu kommunizieren.
8. Risikomanagement üben – Das Management potenzieller Risiken ist wichtig, um potenzielle Bedrohungen zu identifizieren und Fehler zu vermeiden Kostenüberschreitungen, die ein Projekt zum Scheitern bringen könnten.
9. Testergebnisse testen – Um ein Projekt erfolgreich zu liefern, müssen Sie Tests zu kritischen Meilensteinen entwickeln. Dadurch wird sichergestellt, dass die Anforderungen für jeden Schritt erfüllt wurden.
10. Bewertung des Projekts – Nach Abschluss eines Projekts sollte der Projektmanager die verschiedenen Komponenten des Projekts und des gesamten Projekts überprüfen und bewerten. Ziel ist es, Erfolge sowie Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen vorgenommen werden können, um Fehler bei zukünftigen Projekten zu vermeiden.

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